Le code de conduite : comment le rédiger et l’intégrer au RI ?

Le code de conduite est la première des huit mesures que l’article 17 de la loi Sapin 2 impose aux grandes entreprises. Il doit définir et illustrer les comportements à proscrire parce qu’ils sont susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d’influence, puis être intégré au règlement intérieur (RI) afin de pouvoir être opposé aux salariés. Concrètement, on le rédige à partir de la cartographie des risques, on le soumet à l’avis du comité social et économique (CSE), puis on accomplit les formalités de publicité du règlement intérieur. Cet article détaille chaque étape.

À retenir
– Le code de conduite est la mesure n° 1 du programme anticorruption de l’article 17 de la loi Sapin 2.
– Il concerne les sociétés d’au moins 500 salariés et de plus de 100 millions d’euros de chiffre d’affaires, mais l’AFA en recommande l’adoption bien au-delà.
– Il doit être intégré au règlement intérieur : avis du CSE, publicité, communication à l’inspection du travail, entrée en vigueur un mois après les formalités.
– Sans intégration régulière au règlement intérieur, les sanctions disciplinaires qu’il prévoit risquent de ne pas pouvoir être opposées aux salariés.

Que dit exactement l’article 17 sur le code de conduite ?

L’article 17 de la loi n° 2016-1691 du 9 décembre 2016 énumère les mesures et procédures que doivent mettre en œuvre les dirigeants concernés. Le texte, consultable sur Légifrance, vise en premier lieu « un code de conduite définissant et illustrant les différents types de comportements à proscrire comme étant susceptibles de caractériser des faits de corruption ou de trafic d’influence ». La même liste comprend, en huitième position, un régime disciplinaire permettant de sanctionner les salariés en cas de violation du code de conduite de la société.

Trois éléments ressortent de cette rédaction. D’abord, le code ne se limite pas à un rappel de principes : il doit définir et illustrer, donc donner des exemples parlants pour les métiers de l’entreprise. Ensuite, il vise des comportements précis, ceux qui pourraient constituer de la corruption ou du trafic d’influence. Enfin, il n’a de portée pratique que s’il est assorti de conséquences disciplinaires, ce qui explique le lien avec le règlement intérieur.

Quelles entreprises doivent avoir un code de conduite ?

L’obligation légale vise les sociétés employant au moins 500 salariés, ou appartenant à un groupe dont la société mère a son siège social en France et dont l’effectif atteint ce seuil, et dont le chiffre d’affaires ou le chiffre d’affaires consolidé dépasse 100 millions d’euros. Le texte étend aussi l’obligation aux dirigeants des établissements publics à caractère industriel et commercial remplissant les mêmes critères. Pour le détail des seuils, un article dédié du site traite de la question : savoir si votre entreprise est concernée par les seuils de chiffre d’affaires et d’effectifs.

En dessous de ces seuils, aucune obligation légale ne s’impose au titre de l’article 17. Les recommandations de l’Agence française anticorruption (AFA) invitent cependant toutes les organisations, quelle que soit leur taille, à adopter une démarche de prévention, et un code de conduite adapté en est le socle.

Les recommandations de l’AFA, publiées au Journal officiel du 12 janvier 2021, n’ont pas de valeur contraignante. Elles décrivent toutefois la manière dont l’agence apprécie les dispositifs lors de ses contrôles : une entreprise qui les suit bénéficie d’une présomption simple de conformité, tandis qu’une approche différente reste possible à condition de démontrer qu’elle respecte la loi.

Que doit contenir un code de conduite anticorruption ?

Selon les recommandations de l’AFA, le code est un document qui manifeste la décision de l’instance dirigeante d’engager l’entreprise dans une démarche de prévention et de détection de la corruption. Il doit être clair, accessible et adapté aux risques identifiés. Les praticiens du secteur, à l’image du cabinet Values Associates, décrivent un contenu type autour de plusieurs blocs :

• L’engagement de la direction : un message d’introduction qui affirme la position de l’instance dirigeante.
• La définition des comportements proscrits : corruption, trafic d’influence, et plus largement les situations de conflit d’intérêts.
• Des exemples concrets : mises en situation propres aux métiers (achats, ventes, relations avec des agents publics, recrutement), éventuellement sous forme d’arbres de décision.
• Les renvois vers les procédures : cadeaux et invitations, mécénat et parrainage, déclarations d’intérêts, relations avec des tiers.
• Le dispositif d’alerte : canaux disponibles, confidentialité et protection contre les représailles.
• Les conséquences disciplinaires : nature des sanctions selon la gravité des manquements.
• Le périmètre et la mise à jour : personnes concernées, filiales, modalités de révision.

Comment rédiger le code : une méthode en quatre étapes

Un bon code ne se copie pas d’un modèle. Il traduit les risques propres à l’entreprise. Voici une démarche pragmatique.

1. Partir de la cartographie des risques

Les situations à illustrer doivent venir de la cartographie des risques de corruption, pas d’une liste générique. Si l’analyse a montré une exposition forte dans les achats auprès de pays à risque, ou dans les relations avec des administrations pour l’obtention d’autorisations, le code doit en parler explicitement. La méthode est présentée dans la méthodologie de cartographie étape par étape.

2. Définir les notions en langage simple

Corruption active, corruption passive, trafic d’influence, conflit d’intérêts : chaque notion mérite une définition courte, sans jargon, suivie d’un exemple. Le code s’adresse à des commerciaux, des acheteurs, des responsables de site, pas seulement à des juristes. Une définition juridique exacte, mais incompréhensible, ne remplit pas l’objectif d’illustration voulu par la loi.

3. Décliner par situation à risque

Le plus utile pour le lecteur est de savoir quoi faire dans les situations concrètes : un client offre une invitation à un événement, un intermédiaire réclame une commission inhabituelle, un fonctionnaire évoque un délai d’instruction. Pour chaque cas, le code indique le comportement attendu, la personne à consulter et les règles applicables. La politique sur les avantages est détaillée dans la politique cadeaux et invitations à adopter en entreprise.

4. Prévoir les conséquences

Le code doit indiquer que les manquements exposent leur auteur à des sanctions disciplinaires, selon le principe de gradation et de proportionnalité. Les recommandations de l’AFA prévoient que le code précise que les comportements contraires à ses dispositions font l’objet de sanctions disciplinaires, et que l’instance dirigeante veille à ce que des sanctions adaptées et proportionnées soient prononcées.

Comment intégrer le code de conduite au règlement intérieur ?

Le règlement intérieur est le document par lequel l’employeur fixe les règles générales et permanentes en matière de discipline. Il est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Comme les sociétés visées par l’article 17 dépassent très largement ce seuil, la question de l’intégration se pose systématiquement pour elles.

Les recommandations de l’AFA prévoient que le code de conduite est intégré au règlement intérieur et suit, à ce titre, la procédure prévue par le Code du travail. L’article L. 1321-4, dans sa version consultable sur Légifrance, fixe les étapes suivantes :

1. Avis du CSE : le règlement intérieur ne peut être introduit qu’après avoir été soumis à l’avis du comité social et économique. L’avis est consultatif, mais son absence rend la procédure irrégulière.
2. Date d’entrée en vigueur : le règlement indique sa date d’entrée en vigueur, qui doit être postérieure d’un mois à l’accomplissement des formalités de publicité.
3. Communication à l’inspecteur du travail : au moment de la publicité, le règlement intérieur, accompagné de l’avis du CSE, lui est communiqué.
4. Modification et retrait : les mêmes règles s’appliquent quand on modifie ou retire des clauses.

Le dépôt au greffe du conseil de prud’hommes et les mesures de diffusion complètent la procédure, comme le rappelle Preventica, qui souligne qu’un respect strict de la procédure conditionne l’opposabilité du texte aux salariés. Leur détail varie selon la situation de l’entreprise.

Le code peut être intégré de deux façons : inséré directement dans le corps du règlement intérieur, ou annexé à celui-ci. Dans les deux cas, ce qui compte est que le document ait suivi la procédure complète. Pour les groupes, le point d’attention est la multiplication des entités : chaque société employeuse doit, selon sa situation, disposer d’un règlement intérieur régulièrement adopté.

Sanctions disciplinaires et opposabilité : pourquoi l’intégration compte

Un code de conduite qui reste une simple charte, diffusée sans passer par le règlement intérieur, peut inspirer les comportements mais fragilise l’employeur lorsqu’il faut sanctionner. C’est l’intégration régulière qui donne au texte sa force à l’égard des salariés : elle permet de fonder une sanction sur la violation d’une règle connue et opposable.

Le régime disciplinaire, huitième mesure de l’article 17, précise l’échelle des sanctions applicables. Il ne se confond pas avec le code : le code dit ce qui est interdit, le régime disciplinaire dit ce qui se passe en cas de manquement. Pour une analyse détaillée de cette seconde mesure, voir comment sanctionner les manquements au code de conduite.

Il faut aussi garder à l’esprit que la loi Sapin 2 prévoit un contrôle exercé par l’AFA. Comme le rappelle le texte de l’article 17 sur Légifrance, la commission des sanctions peut prononcer des sanctions pécuniaires pouvant atteindre 200 000 euros pour les personnes physiques et 1 million d’euros pour les personnes morales en cas de manquement aux obligations de mise en œuvre des mesures. L’absence de code de conduite ou son intégration défaillante fait partie des points examinés lors d’un contrôle.

Faire vivre le code : diffusion, formation et mise à jour

L’adoption n’est qu’un point de départ. Un code que les salariés n’ont jamais lu ne remplit pas son rôle. Quelques bonnes pratiques ressortent des recommandations et des analyses de praticiens :

• Diffusion large : remise à l’embauche, publication sur l’intranet, rappel lors de la communication de la direction.
• Formation ciblée : les cadres et les personnels les plus exposés suivent une formation spécifique, ce qui constitue une autre mesure de l’article 17. Le sujet est développé dans le régime de formation des cadres et des personnels exposés.
• Mise à jour régulière : le code doit évoluer avec la cartographie des risques, l’organisation de l’entreprise et les évolutions législatives. Chaque révision qui touche le règlement intérieur suppose de rejouer la procédure de consultation et de publicité.
• Lien avec l’alerte : le code informe les salariés de l’existence du dispositif d’alerte interne et de la protection dont bénéficient ceux qui signalent des faits de bonne foi.

Pour approfondir, voir aussi le régime disciplinaire, la formation des cadres et personnels exposés et la politique de cadeaux et d’invitations.

FAQ

Le code de conduite est-il obligatoire pour toutes les entreprises ?

Non. L’obligation légale de l’article 17 vise les sociétés d’au moins 500 salariés et de plus de 100 millions d’euros de chiffre d’affaires, ainsi que les groupes et établissements publics industriels et commerciaux répondant à ces critères. Les autres organisations peuvent l’adopter volontairement, ce que recommande l’AFA.

Faut-il consulter les représentants du personnel ?

Oui. Le code de conduite étant intégré au règlement intérieur, il suit la procédure de l’article L. 1321-4 du Code du travail : avis préalable du comité social et économique, publicité, communication à l’inspecteur du travail avec l’avis du CSE, et entrée en vigueur un mois après les formalités de publicité.

Le code de conduite peut-il être un simple document annexe ?

Un document diffusé sans respecter la procédure du règlement intérieur reste utile comme outil de sensibilisation, mais il risque de ne pas permettre de sanctionner valablement un salarié. L’intégration ou l’annexion régulière au règlement intérieur est la voie prévue par les recommandations de l’AFA.

Qui est responsable de la rédaction ?

L’article 17 met en cause les présidents, directeurs généraux et gérants. En pratique, la rédaction est confiée à la fonction conformité, avec l’appui des ressources humaines et du service juridique, mais l’instance dirigeante porte la décision et la responsabilité du dispositif.

Conclusion

Rédiger un code de conduite anticorruption revient à traduire, en règles lisibles, les risques réels de l’entreprise : définir les comportements interdits, les illustrer par des cas qui parlent aux équipes, indiquer les conséquences et renvoyer vers les procédures et le dispositif d’alerte. L’étape suivante, souvent sous-estimée, est juridique : l’intégration au règlement intérieur, avec avis du CSE, formalités de publicité et délai d’un mois, conditionne la possibilité de sanctionner. Enfin, le code n’est jamais figé : il se révise avec la cartographie et se complète par la formation. Pour situer ce document dans l’ensemble du programme, on peut consulter l’audit de conformité Sapin 2 et son calendrier.